Teilnahmebedingungen
Öko-Feldtage 2023
1. Veranstaltet durch
FiBL Projekte GmbH
Kasseler Straße 1a
60486 Frankfurt am Main, Deutschland
Telefon +49 69 71 37 699-0
Fax +49 69 71 37 699-9
info.deutschland@fibl.org
www.fibl.org
Geschäftsführer: Dr. Robert Hermanowski
2. Vertragsgrundlage
Die FiBL Projekte GmbH ist Vertragspartner*in der Ausstellenden. Als Bestandteile des Vertrages gelten das Anmeldeformular zur Ausstellung (und ggf. Maschinenvorführung) sowie die Teilnahmebedingungen. Allgemeine Geschäftsbedingungen und Bedingungen der Ausstellenden sind als Vertragsbestandteile ausgeschlossen. Die Ausstellenden erkennen die Teilnahmebedingungen mit Abschicken des Anmeldeformulars rechtsverbindlich an. Die Weitergabe der Inhalte sowie ein Hinweis auf die Einhaltung des Vertrags an das Personal und dienstleistende Unternehmen sind verpflichtend. Sonstige wichtige Informationen und Bestimmungen, die den Ausstellenden zugehen, sowie die Bestimmungen für Serviceleistungen, sind ebenfalls Bestandteil des Vertrages. Zusätzliche Vereinbarungen bedürfen der Schriftform. Bei Zuwiderhandlungen gegen Vertragsbestandteile kann die FiBL Projekte GmbH geeignete Maßnahmen ergreifen und die Ausstellenden fristlos von der Veranstaltung ausschließen.
3. Datenverarbeitung
Mit dem Antrag auf Zulassung bei der FiBL Projekte GmbH stimmen die Ausstellenden der Verarbeitung und Speicherung der erhobenen Daten im Rahmen der Öko-Feldtage zu. Die Daten werden, sofern notwendig, an Unterauftragnehmer*innen (u.a. Mitveranstaltende, Werbeagenturen, Zelt-/Messebauer*innen) weitergegeben. Die FiBL Projekte GmbH hat eine vertragliche Vereinbarung mit diesen Unterauftragnehmer*innen, in der sich diese dazu verpflichten, die Daten nicht an Dritte weiterzuleiten. Die Ausstellenden können die Zustimmung hierzu jederzeit widerrufen.
4. Ort, Dauer, Öffnungszeiten
Die Öko-Feldtage finden am Mittwoch, 14.06. und Donnerstag, 15.06.2023 auf dem Hof Grieshaber & Schmid in 71254 Ditzingen statt. Öffnungszeiten für Ausstellende sind von 7.00–20.00 Uhr, für Besucher*innen von 9.00–18.00 Uhr.
Am 14.06. findet eine Abendveranstaltung statt.
5. Ausstellungsprogramm
Die Öko-Feldtage 2023 richten sich an Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen, die Produkte, Informationen und Dienstleistungen für den ökologischen Landbau anbieten. Ausstellende aus folgenden Bereichen können sich anmelden:
- Agroforst
- Ausbildung
- Beratung
- Betriebsmittel
- Dienstleistung
- Forschung
- Futtermittel
- Kontrollstelle
- Landtechnik
- Pflanzenbau
- Saatgut/Pflanzgut
- Tierhaltung
- Verband
- Vermarktung
- Sonstige
Ein Anspruch auf Zulassung zur Veranstaltung besteht nicht.
6. Zulassungsvoraussetzungen
Alle Produkte auf den Öko-Feldtagen, soweit inhaltlich relevant, entsprechen der EU-Öko-Basisverordnung (EG) Nr. 834/2007. Zur Ausstellung und Bewerbung an den Ständen sind nur Betriebsmittel zugelassen, die in der Betriebsmittelliste für den ökologischen Landbau in Deutschland eingetragen sind (www.betriebsmittelliste.de).
Als Saatgut auf Demonstrationsparzellen muss Öko-Saatgut verwendet werden. Ausnahmen von dieser Regelung müssen der FiBL Projekte GmbH sowie dem Hof Grieshaber & Schmid gemeldet werden. Die Domäne muss über die zuständige Kontrollstelle vor der Aussaat eine Ausnahmegenehmigung beantragen.
Die PR-Materialien zu den ausgestellten Waren (Betriebsmittel, Saatgut) dürfen ausschließlich im Ökolandbau zugelassene Produkte bewerben.
Für das gastronomische Angebot ist eine Biozertifizierung vorzuweisen. Für kleinere Anbieter ohne Biozertifizierung wird eine kostenpflichtige Veranstaltungszertifizierung angeboten.
7. Anmeldung für Ausstellende, Fristen
Das ausgefüllte Anmeldeformular für Ausstellende gilt als Antrag auf Zulassung. Die Ausstellenden geben darauf an, welche Art der Standfläche sie verbindlich buchen möchten. Es stehen begrenzt Ausstellungsflächen zur Verfügung.
Der Anmeldeschluss für Flächen im Außenbereich mit Demonstrationsparzellen für Winterungen und Sommerungen ist der 15.07.2022. Flächen ohne Demonstrationsparzellen, Maschinenvorführungen und Standflächen in der Ausstellungshalle können bis zum 31.12.2022 angemeldet werden. Anmeldungen, die nach diesen Fristen eingehen, können nur berücksichtigt werden, wenn noch freie Flächen zur Verfügung stehen.
Der Anmeldeschluss für die Gastronomie ist der 31.03.2023.
8. Zulassung, Vertragsabschluss
Die verbindliche Anmeldung erfolgt durch den Antrag auf Zulassung bei der FiBL Projekte GmbH. Mit der Bestätigung der FiBL Projekte GmbH kommt der Mietvertrag zustande. Ausstellende mit Demonstrationsparzellen erhalten ihre Standzuweisung ab August 2022, Ausstellende in der Halle und im Außenbereich ohne Demonstrationsparzellen im Februar 2023. Die Bestätigung zur Teilnahme an der Maschinenvorführung erhalten Sie ebenfalls im Februar 2023.
Die Standzuweisungen für die Gastronomie erfolgen ab April 2023.
9. Ausstellungspreise, Standgrößen
Zu den Öko-Feldtagen 2023 gelten folgende Konditionen:
- Standflächen mit Demonstrationsparzellen im Außenbereich werden in Einheiten à 400 m² zu 2.200,- Euro angeboten. Dies ist gleichzeitig die Mindestgröße. Weitere Einheiten zu je 400 m² kosten 2.000,- Euro. Die Maße der 400 m² Einheiten sind in der Regel 20×20 m.
- Standflächen ohne Demonstrationsparzellen im Außenbereich werden in 25 m² und 9 m² Einheiten zum Preis von 55,- Euro pro m² angeboten. Die Maße der 25 m² Einheiten sind in der Regel 5×5 m, die Maße der 9 m² Einheiten sind in der Regel 3×3 m.
- Standflächen in der Ausstellungshalle werden in 6 m² und 9 m² Einheiten zum Preis von 88,- Euro pro m² angeboten. Die Maße der 6 m² Einheiten sind 2×3 m, die Maße der 9 m² Einheiten sind 3×3 m. Es dürfen maximal zwei Flächen à 3×2 m oder 3×3 m pro Aussteller*in gebucht werden. Es stehen insgesamt 20 Einheiten zur Verfügung (s. Plan unter 12.) Die Aufbauten dürfen nicht höher als 2,50 m sein, Abhängungen von der Decke sind nicht zulässig.
- Die Vorführgebühren je Maschine betragen 1.320,- Euro. Je nach Verfahren können auch mehrere Maschinen gezeigt werden. Maschinen dürfen nur vorgeführt werden, wenn die Ausstellenden gleichzeitig eine Fläche im Außenbereich buchen. Es dürfen maximal 2 Vorführungen pro Aussteller*in gebucht werden.
- Die Anmeldegebühr beträgt 330,- Euro und wird allen Ausstellenden zusätzlich zur Standfläche berechnet. Diese Anmeldegebühr fällt ebenfalls für jeden Mitausstellenden (ohne eigenen Flächenbedarf) an.
- Für die Gastronomie gelten folgende Konditionen: bis 10 m² – 290,- Euro, über 10 m² – 400,- Euro.
Alle genannten Preise verstehen sich zzgl. 19 % MwSt. Die Preise beinhalten keine Aufbauten und sonstige Standausstattung.
Die FiBL Projekte GmbH behält sich vor, die Lage und Maße der Standfläche zu verändern, sofern es die Sicherheitsbestimmungen oder behördliche Auflagen erfordern. Die Vergabe erfolgt nach Anmeldeschluss.
10. Zahlungsbedingungen
Die Rechnungen sind (sofern auf der Rechnung nicht anders angegeben) innerhalb von 14 Tagen ohne Skonto zahlbar. Sämtliche Zahlungen sind unter Angabe der Rechnungsnummer für die FiBL Projekte GmbH kostenfrei und in Euro zu begleichen. Ein Anspruch auf die zugeteilte Fläche sowie ggf. Maschinenvorführung besteht erst nach vollständiger Bezahlung der Rechnung. Ein entsprechender Nachweis ist – bei Aufforderung durch die FiBL Projekte GmbH – durch den Ausstellenden zu erbringen.
11. Rücktritt, Stornierungsgebühren
Stornieren die Ausstellenden die Standfläche nach Vertragsabschluss, gelten folgende Stornierungsgebühren:
Für Flächen ohne Demonstrationsparzellen, Stände in und vor der Ausstellungshalle, Maschinenvorführungen:
- 25 % des vereinbarten Ausstellungspreises bei einer Stornierung bis 31.12.2022.
- Nach dem 31.12.2022 fällt die Ausstellungsgebühr in voller Höhe an. Den Ausstellenden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass die FiBL Projekte GmbH ersparte Aufwendungen hatte.
- Treten die Ausstellenden nach Bestätigung der Maschinenvorführung zurück, fällt die Vorführgebühr in voller Höhe an.
Für Flächen mit Demonstrationsparzellen:
- 25 % des vereinbarten Ausstellungspreises, wenn noch keine Arbeiten im Bereich Versuchstechnik erfolgt sind.
- Wenn bereits Dienstleistungen im Bereich Versuchstechnik in Anspruch genommen wurden, fällt die Ausstellungsgebühr in voller Höhe an. Den Ausstellenden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass die FiBL Projekte GmbH ersparte Aufwendungen hatte.
Anmeldegebühren werden in voller Höhe fällig.
Treten Gastronomische Anbieter*innen nach dem 31.03.2023 von ihrem Angebot zurück, werden 50 % der Anmeldegebühr fällig.
12. Ausstellungsflächen
Für die Ausstellung ist eine Halle vorgesehen, Flächen im Außenbereich (mit und ohne Demonstrationsparzellen) und Flächen für Maschinenvorführungen. In der folgenden Abbildung sind die Ausstellungsflächen dargestellt.
13. Ausstellerausweise
Alle Ausstellenden erhalten entsprechend der Größe der Standfläche kostenfreie Ausstellerausweise.
| Standfläche | Erste Einheit | jede weitere Einheit |
| 6/9 m² Einheiten in der Ausstellungshalle | 2 Ausweise | 1 Ausweis |
| 400 m² Einheiten mit Demonstrationsparzellen | 6 Ausweise | 3 Ausweise |
| 25 m² Einheiten ohne Demonstrationsparzellen | 2 Ausweise | 1 Ausweis |
| 9 m² Einheiten ohne Demonstrationsparzellen | 2 Ausweise | 1 Ausweis |
| Mitausstellende | 2 Ausweise | – |
Diese und weitere, kostenpflichtige Ausstellerausweise können ab April 2023 auf www.oeko-feldtage.de bestellt werden.
14. Auf- und Abbau
Anlieferungen von Materialien, die im Materiallager zwischengelagert werden, sind ab 05.06.2023 möglich und müssen der FiBL Projekte GmbH gemeldet werden. Die Kosten für die Einlagerung werden den Ausstellenden im Frühjahr 2023 mitgeteilt. Es stehen nur begrenzt Lagerkapazitäten zur Verfügung. Sofern kein/e Vertreter*in den Ausstellenden vor Ort ist, dürfen Mitarbeitende der FiBL Projekte GmbH bzw. des Hofes Grieshaber & Schmid die Ware entgegennehmen. Sie sind jedoch nicht verpflichtet, diese auf Mängelfreiheit, Vollständigkeit oder Richtigkeit zu prüfen. Die FiBL Projekte GmbH haftet nicht für angelieferte oder gelagerte Gegenstände.
Die Anlieferung von Maschinen und weiterer Standausstattung mit Fahrzeugen über 3,5 t darf nur am Freitag, 09.06.2023 von 8.00 bis 18.00 Uhr sowie am Samstag, 10.06.2023 und Montag, 12.06.2023 jeweils von 8.00 bis 13.00 Uhr erfolgen. Der Veranstalter stellt bei Bedarf Verladehilfen zur Verfügung.
Auf den Standflächen im Außenbereich und in der Halle kann am Montag, 12.06.2023 und Dienstag, 13.06.2023 jeweils von 8.00 bis 18.00 Uhr aufgebaut werden. Abladehilfen durch den Veranstalter sind nur am Montag, 12.06.2023 möglich.
Der Abbau darf am 15.06.2023 frühestens ab 18.00 Uhr erfolgen, Fahrzeuge dürfen das Gelände erst ab 19.00 Uhr befahren. Verladehilfen durch den Veranstalter sind am Freitag, 16.06.2023 und Samstag, 17.06.2023 von 08.00 bis 18.00 Uhr möglich.
Alle Anlieferungen und Abholungen von Maschinen und weiterer Standausstattung mit Fahrzeugen über 3,5 t müssen bei der FiBL Projekte GmbH vorab angemeldet werden. Die FiBL Projekte GmbH behält sich vor, Fahrzeuge direkt zu den Standflächen fahren zu lassen. Je nach Witterung sind die Zufahrten nur begrenzt belastbar. Wartezeiten müssen einkalkuliert werden.
Während der Veranstaltung dürfen keine Fahrzeuge das Gelände befahren. Beim Auf- und Abbau gilt Schrittgeschwindigkeit auf dem gesamten Gelände.
Fahrzeuge für Frischwarenlieferungen für die Gastronomie können an den Ausstellungstagen zwischen 7.00 und 8.00 Uhr das Gelände befahren.
15. Ausstattung der Standfläche
Die Ausstellenden sind verpflichtet, im Anmeldeformular alle Ausstellungsgegenstände und Dienstleistungsangebote vollständig aufzuführen. Andere Angebote oder Produkte als die gemeldeten dürfen nicht ausgestellt werden. Stellen die Ausstellenden auf der Veranstaltung Dinge aus, die nicht angemeldet wurden, ist die FiBL Projekte GmbH berechtigt, diese zu entfernen und bis Veranstaltungsende einzubehalten.
Stromanschlüsse, Zelte, Standbauten und Mobiliar können über separate Formulare bestellt werden. Diese stehen ab Februar 2023 zum Download auf www.oeko-feldtage.de bereit. Die FiBL Projekte GmbH hat Dienstleister ausgewählt und empfiehlt den Ausstellenden diese Angebote zu nutzen. Stromanschlüsse sind verpflichtend über das Formular bei der FiBL Projekte GmbH zu buchen. Sofern Ausstellende andere Dienstleister für Zelte, Standbauten oder Mobiliar beauftragen, ist die FiBL Projekte GmbH zu informieren, um Termine für die Anlieferung abzustimmen.
16. Abgabe von Speisen und Getränken
Der Verkauf von Speisen und Getränken ist nur berechtigten Gastronomieanbietern erlaubt. Die Ausstellenden dürfen Speisen und Getränke kostenfrei an Kund*innen abgeben. Alle angebotenen Speisen und Getränke (ausgenommen Wasser) müssen aus kontrolliert biologischem Landbau stammen. Rechtliche Vorschriften wie die Lebensmittelhygiene-Verordnung und die Getränkeschankanlagen-Verordnung sind zu beachten.
17. Standfläche mit Demonstrationsparzellen
Flächen für Demonstrationsparzellen stehen ab Ende August 2022 (Winterungen) und Ende März 2023 (Sommerungen) zur Verfügung. Die Standflächen sind in der Regel gepflügt. Das Anlegen der Demonstrationsparzellen ist mit der Versuchstechnik abzustimmen. Dieser ist die Standplanung mitzuteilen (z. B. in Form einer Skizze), unabhängig davon, ob die Dienstleistung Versuchstechnik in Anspruch genommen wird. Die Standplanung ist sofort nach Bestätigung der Anmeldung bei der FiBL Projekte GmbH einzureichen.
Planen Sie genügend Abstand zwischen den Versuchsparzellen zur maschinellen Bearbeitung ein (mind. 0,5 m an allen Seiten) sowie ausreichend Platz für die Wegeführung. Ein Plan, der die Verteilung der Standflächen mit Demoparzellen zeigt, wird Ihnen im August 2022 zur Verfügung gestellt. Nach der Veranstaltung werden die Pflanzenbestände in den Boden eingearbeitet.
18. Dienstleistungen Versuchstechnik
Für das Anlegen der Demonstrationsparzellen bietet die FiBL Projekte GmbH Dienstleistungen an, die Ausstellende gegen Gebühr in Anspruch nehmen können. Vom Ausstellenden müssen Saatgut und Betriebsmittel rechtzeitig bereitgestellt werden.
Preise Versuchstechnik
| Vorbereitung, Aussaat und Pflege der Parzellen | 65,- € pro Std. |
| Schlepper inkl. Diesel | 52,- € pro Std. |
| Anbaugeräte | 23,- € pro Std. |
| Spezialgeräte (z.B. Fräse, Parzellendrillmaschine) | 65,- € pro Std. |
| Rasen mähen inkl. Gerät | 79,- € pro Std. |
| Rasensaatgut | 4,95 € pro kg |
| Bewässerung | 5,25 € pro m³ |
Der Lieferung muss ein Lieferschein beiliegen, welcher als Nachweis dient. Die Ausstellenden haben keinen Anspruch darauf, dass Arbeiten an bestimmten Tagen durchgeführt werden. Die Arbeiten werden nach bestem Wissen durchgeführt, Schadensersatzansprüche sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich möglich. Preise für die Versuchstechnik sind bei der FiBL Projekte GmbH zu erfragen und werden nach Arbeitsumfang berechnet. Die Adresse für die Anlieferung von Saatgut und Betriebsmitteln sowie die Kontaktdaten der Versuchstechnik erhalten Sie in einer separaten E Mail.
19. Maschinenvorführungen
Maschinenvorführungen können ab dem 01.09.2022 angemeldet werden. Nutzen Sie hierzu ebenfalls das Anmeldeformular auf www.oeko-feldtage.de. Die Teilnahmebedingungen für die Maschinenvorführungen finden Sie hier.
20. Umweltschutz
Um die Veranstaltung möglichst nachhaltig zu gestalten, weist die FiBL Projekte GmbH auf folgende Maßnahmen/ Angebote hin:
- Abfallvermeidung, Wiederverwendung von Verpackungsmaterialien
- Mülltrennung
- Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
- Reinigungsarbeiten mit biologisch abbaubaren Mitteln
Die Verwendung von Glas oder Porzellan ist auf den Flächen im Außenbereich nicht gestattet. Die FiBL Projekte GmbH empfiehlt Geschirr aus nachwachsenden Rohstoffen zu verwenden.
21. Abfallentsorgung, Reinigung
Die Ausstellenden werden angehalten, möglichst wenig Abfall zu produzieren, wiederverwendbare und umweltverträgliche Materialien einzusetzen.
Die FiBL Projekte GmbH hält nur die allgemeinen Flächen und Wege sauber. Für die Reinigung der Standfläche und Entsorgung von Abfällen sind die Ausstellenden selbst verantwortlich. Auf dem Gelände befinden sich an zentraler Stelle Entsorgungsmöglichkeiten.
22. Sicherheit
Die Ausstellenden sind verpflichtet, Schutzvorrichtungen an Exponaten anzubringen, die den berufsgenossenschaftlichen Anforderungen entsprechen. Rettungswege müssen während des Auf- und Abbaus und der Veranstaltung freigehalten werden. Gegenstände und Dekoration für die Ausstattung der Standflächen müssen aus schwer entflammbarem Material (Brandschutzklasse B1) bestehen. An jedem Stand muss sich ein Feuerlöscher befinden, welcher von jedem Ausstellenden selbst organisiert wird.
Die Brandschutzordnung wird durch einen Aushang bekannt gemacht. Den Anordnungen der FiBL Projekte GmbH ist unbedingt Folge zu leisten. Die FiBL Projekte GmbH ist berechtigt, Gegenstände, Maschinen und Geräte, die die Sicherheit gefährden, von der Standfläche zu entfernen.
23. Hausordnung
Das Ausstellungsgelände darf nur mit einer gültigen Eintrittskarte zu den angegebenen Öffnungszeiten betreten werden. Kinder unter 14 Jahren dürfen nur in Begleitung Erwachsener das Gelände betreten.
Die Mitnahme von Tieren ist nicht gestattet.
Das Aufstellen und Verteilen von Werbemitteln außerhalb der eigenen Standfläche sowie der Direktverkauf von Produkten sind untersagt.
Das unbefugte Benutzen oder Abstellen von Kraftfahrzeugen auf dem Gelände ist nicht gestattet. Bei Zuwiderhandlung werden die Fahrzeuge kostenpflichtig abgeschleppt. Jeder, der die Veranstaltung und deren Abläufe stört, kann von der FiBL Projekte GmbH ausgeschlossen werden.
Bild- und Tonaufnahmen von fremden Ausstellungsständen oder Exponaten bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung der Ausstellenden. Produktionen, die zu kommerziellen Zwecken erstellt werden, müssen vorab bei der FiBL Projekte GmbH beantragt und genehmigt werden.
Bei Verstößen gegen die Hausordnung behält sich der Veranstalter das Recht vor, Personen vom Gelände zu verweisen bzw. von der Veranstaltung auszuschließen.
Der Veranstalter behält sich vor, von seinem Hausrecht Gebrauch zu machen und Personen, die durch rassistische, nationalistische, antisemitische oder sonstige menschenverachtende Äußerungen in Erscheinung treten, den Zutritt zur Veranstaltung zu verwehren oder von dieser auszuschließen.
24. Höhere Gewalt
Die FiBL Projekte GmbH ist berechtigt, die Veranstaltung infolge von höherer Gewalt oder aus anderen von ihr nicht zu vertretenden Gründen zu verlegen, zu kürzen, ganz oder teilweise zu schließen oder abzusagen, ohne dass die Ausstellenden berechtigt sind, ihre Anmeldung zurückzuziehen oder Ersatzansprüche zu stellen. Die Standmieten sowie alle von den Ausstellenden zu tragenden Kosten sind in voller Höhe zu bezahlen und Schadenersatzansprüche der Ausstellenden sind ausgeschlossen.
25. Vorbehalte, Ansprüche, Ausschlussfrist, Schriftform
Alle Wünsche der Ausstellenden stehen unter dem Vorbehalt der Ausführungsmöglichkeit. Die FiBL Projekte GmbH behält sich vor, die Veranstaltung aus wichtigem Grund abzusagen, örtlich, räumlich oder zeitlich zu verändern. Sollten zwingende Umstände es erfordern, ist die FiBL Projekte GmbH berechtigt, Standflächen zu verlegen oder in den Abmessungen zu verändern. Die Ausstellenden haben dadurch nicht das Recht, vom Mietvertrag zurückzutreten.
Die Ausstellenden müssen alle Ansprüche innerhalb von sechs Monaten nach Veranstaltungsende schriftlich geltend machen, ansonsten verfallen sie. Vereinbarungen, die von den Teilnahmebedingungen abweichen, bedürfen der Schriftform. Es gilt ausschließlich deutsches Recht.
26. Haftung, Versicherung
Die FiBL Projekte GmbH haftet nur in Fällen grober Fahrlässigkeit oder des Vorsatzes. Im Übrigen ist die Haftung der FiBL Projekte GmbH ausgeschlossen.
Die Ausstellenden haften für Schäden, die durch sie, ihre Angestellten, Beauftragten oder durch Ausstellungsgegenstände entstehen. Es wird deshalb empfohlen, eine Ausstellungsversicherung abzuschließen. Eine allgemeine Bewachung des Geländes durch die FiBL Projekte GmbH wird sichergestellt. Die Bewachung von Standflächen und Exponaten obliegt den Ausstellenden.
27. Gerichtsstand
Gerichtsstand ist Frankfurt am Main. Der FiBL Projekte GmbH ist jedoch vorbehalten, Ansprüche bei dem Gericht geltend zu machen, an dem die Ausstellenden ihren Sitz haben.
